ChatGPT メール作成術｜営業・ビジネスでの活用例

はじめに

「メールを書くのに時間がかかってしまう…」

「営業メールの文面を毎回考えるのが大変…」

そんな悩みを抱えている方にとって、ChatGPTは“メール作成の強力なアシスタント” になります。

この記事では、ChatGPTを使ったメール作成の具体的な方法から、営業・ビジネスシーン別の活用例まで詳しく解説します。

ChatGPTでメールを書くメリット

• 時間短縮：数分かかる文章が数秒で完成

• 表現のバリエーションが増える：丁寧／カジュアルなどトーンを自在に変更

• 型を保存して再利用できる：同じ依頼をすれば、毎回似た品質で作成可能

• 誤字脱字や不自然な表現が少ない：校正ツールとしても優秀

営業メールの作成例

ケース① 新規営業メール

プロンプト例

「あなたは営業担当です。Web制作会社の新規顧客に送る、丁寧で簡潔な提案メールを書いてください」

生成イメージ

件名：Webサイト改善のご提案

本文：

「〇〇株式会社 担当者様

突然のご連絡失礼いたします。私は△△株式会社の□□と申します。…」

👉 基本的な型をChatGPTに作ってもらい、会社名や提案内容を差し替えれば即完成。

社内連絡・報告メールの作成例

ケース② 業務連絡

プロンプト例

「上司に進捗報告をするメールを、簡潔に作ってください。トーンはビジネスライクで。」

生成イメージ

件名：進捗報告（○月○日）

本文：

「お疲れさまです。現在の進捗についてご報告いたします。…」

👉 定型的なやり取りはAIに任せると時間削減に直結。

返信文を自動生成する方法

メールの返信もChatGPTが得意とする分野です。

プロンプト例

「以下のメールに対して、丁寧なお礼を述べつつ、来週の打ち合わせを了承する返信を作ってください」

→ 原文を貼り付けるだけで、自動的に適切な返信文を作成してくれる。

ChatGPTでメールを書くときの注意点

• 個人名・会社名は必ず自分で確認する

• 業界特有の専門用語は誤用に注意

• 最終チェックは必ず人間が行う

  → 特に数字・日付・敬称はミスが起きやすい

💡 AIは「たたき台生成」として使い、自分で仕上げる意識が大事です。

まとめ｜時間を節約しつつ質の高いメールを

ChatGPTを活用すれば、メール作成は「ゼロから悩む」作業ではなくなります。

• 新規営業メール → 定型の型をAIに生成させる

• 社内連絡 → 短時間で要点をまとめられる

• 返信文 → 原文を貼って即座に作成

👉 結論：ChatGPTは“メール作成の時短ツール”としてビジネス現場で即戦力になる。

明日からぜひ、1通でも試してみてください。